Những cách viết Email bằng tiếng Anh

Email đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay. Đây không chỉ là phương tiện kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng. Nhưng trước khi bắt đầu vào phần cách viết thư/email bằng tiếng Anh, hãy cùng mình tìm hiểu các phần căn bản của một email thông thường trước nha.

Cấu trúc của một Email 

  • Greeting (Chào hỏi)
  • Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
  • Introduction (Giới thiệu)
  • Main point (Nội dung chính)
  • Concluding sentence (Kết thúc email)
  • Signing off
  • Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

  • Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận)
  • Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).
  • Thank you for your email on April 1st.
  • It was my pleasure meeting you at the conference last week.

Ví dụ: Dear Mrs.Price

  • Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

  • Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

  • How are you?
  • How are things?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

  • Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

  • Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

  • Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

  • I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
  • I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)

Tham khảo thêm cách học từ vựng tiếng Anh hiệu quả tại: https://yola.vn/3-cach-hoc-tu-vung-tieng-anh-sieu-toc/

➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

  • I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
  • I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
  • I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
  • I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

  • I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Các bước để có một Email

➢ Bước 1: Xác định xem bức thư có mang tính chất trang trọng hay không

Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý…

Thư mang tính chất cá nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường dùng viết cho gia đình hoặc bạn bè.

➢ Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư

  1. Chào đầu thư
  2. Đoạn văn giới thiệu:  nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn
  3. Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn
  4. Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có thể là yêu cầu phản hồi sớm hoặc đề nghị gặp mặt…
  5. Chào kết thư
  6. Tên/ Chữ kí

➢ Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

Thư mang tính trang trọng Thư thân mật
Chào đầu thư Dear Mr/ Mrs + surname

Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)

Hello/ Hi + name

Xin chào/ Chào + tên

Dear Sir or Madam

Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận)

Dear + name

Gửi + tên

Hi there!

Chào đằng ấy!

Bắt đầu viết thư Thank you for your letter/ email about…

Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…

Thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!

Many thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.

Thanks for writing to me.

Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình

I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologise for…

Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…

I am writing to tell you about…

Mình viết để kể với bạn về…

I am writing with reference to your letter.

Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.

Guess what?

Bạn đoán được không?

I would like to offer congratulations on…

Let me congratulate you on…

Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…

How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?

Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?

I’m sorry I haven’t written for a while…

Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…

It was great to hear from you again.

Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.

Chuẩn bị kết thư I look forward to hear from you without delay.

Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.

Hope to hear from you soon.

Mong sớm nhận được thư của cậu.

I look forward to meeting you.

Tôi mong sớm được gặp ông/ bà

Looking forward to seeing you/ hearing from you.

Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.

I hope to hear from you at your earliest convenience.

Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.

I can’t wait to meet up soon.

Mình không thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau.

Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.)
Chào kết thư Yours faithfully

Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.

Best wishes.

Dành cho bạn những lời chúc tốt đẹp nhất.

Your sincerely

Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.

Love. (Yêu bạn.)
Regards/ Best regards/ Kind regards.

Trân trọng.

All the best. (Mọi điều tốt nhất.)
Xxx. (Hôn bạn)
Xoxo. (Ôm và hôn bạn.)
Keep in touch. (Giữ liên lạc nhé!)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *