HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT EMAIL TRONG TIẾNG ANH?

Vì hiện tại việc sử dụng email bằng tiếng Anh ngày càng quan trọng và bức thiết, từ các bức thư rất đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời..trong đời sống hàng ngày cho đến thư xin việc rồi thư tín trong giao dịch thương mại (Khi mà thế giới ngày càng toàn cầu hóa và phẳng hơn , mình xin tổng hợp lại cách viết email bằng tiếng Anh trong note này. Mình xin viết lại cấu trúc thông thường của một bức thư, cho đến chi tiết từng phần với các expression thường gặp giúp các bạn dễ tra cứu. Cuối cùng sẽ là các lưu ý và một số mẫu email cho các bạn tham khảo. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho công việc và cuộc sống của các bạn!

Cấu trúc của một thư email thường sẽ có dạng sau:
  • Salutation & Greeting (Chào hỏi)
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
• Reasons for writing (Lý do viết thư)
• Main point (Nội dung chính)
• Concluding sentence (Kết thúc email)
• Signing off (Ký tên)

GREETING – CHÀO HỎI

Nếu bạn đã biết tên người nhận:
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Ex: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,
• Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
Ex: Hi Kelly, Dear Kelly….
• Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

OPENING COMMENT – HỎI THĂM

1/Hỏi sức khỏe (thân mật)
How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
2/Hỏi thăm (trang trọng)
• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
3/ Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”..
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

REASONS FOR WRITING: LÝ DO VIẾT THƯ

I am writing to + ….
• I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
• I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)
• We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
• I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)
• I recently read/heard about ….. and would like to know ….(Tôi gần đây được biết tin về.. và muốn biết..)
• Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn được biết về…
• I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được.. về..
• I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)

MAIN POINT – NỘI DUNG CHÍNH

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.
Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)
Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Xem thêm: 3 Cách học từ vựng tiếng anh siêu tốc

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *